L’accueil ferme à 19 h, le prestataire de ménage arrive à 21 h, le technicien de maintenance à 6 h du matin. Entre les deux, qui remet les clés ? Dans les hôtels et les immeubles de bureaux, la remise des clés est souvent le point faible de l’organisation.
01Les situations qui posent problème
- les prestataires (ménage, maintenance, sécurité) qui interviennent hors des heures d’ouverture ;
- les salles techniques et locaux sensibles, dont les clés ne doivent pas circuler librement ;
- les clés de chambres ou de bureaux de secours, remises à la demande ;
- les équipes de nuit, qui ne peuvent pas attendre un responsable.
02Le principe du libre-service contrôlé
Une armoire électronique rend les clés disponibles 24 h sur 24, mais uniquement aux bonnes personnes. Le prestataire saisit un code PIN valable sur sa plage d’intervention, le technicien présente son badge, le responsable de nuit s’identifie par reconnaissance faciale. Chacun ne voit s’ouvrir que les emplacements qui lui sont attribués.
03Réservations et validations
Une clé peut être réservée à l’avance pour une intervention prévue. Pour les locaux sensibles, l’accès peut exiger la validation d’un responsable, qui l’accorde à distance depuis son smartphone en mode cloud.
Pour les hôtels. L’armoire se place en back-office : les clés de secours, de service et des locaux techniques y sont tracées, sans jamais passer par la réception.
04Mettre en place
Listez les clés concernées et les personnes qui en ont besoin, puis définissez pour chacune des plages horaires. Les droits se modifient à tout moment, sur l’écran de l’armoire ou depuis le tableau de bord cloud. Demandez une démonstration avec vos propres cas.